Privacyverklaring

Ingangsdatum: april 2026

Deze Privacyverklaring ("Verklaring") schetst hoe EX ANTE BV ("wij," "ons," of "onze"), een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, verwerkt en bekendmaakt als de verantwoordelijke voor de verwerking onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.

EX ANTE BV behoudt zich het recht voor deze Verklaring te allen tijde te wijzigen. De meest recente versie is beschikbaar op onze website en we raden u aan deze regelmatig door te nemen. Substantiële wijzigingen aan deze Verklaring zullen, waar mogelijk, direct worden gecommuniceerd.

1. Toepassing van deze verklaring

Deze Verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verzameld tijdens uw interacties met EX ANTE BV, inclusief:

  • uw gebruik van onze website (www.ex-ante.be inclusief bijhorende subdomeinen);
  • uw gebruik van het Ex Ante Legal Research Platform ("Platform") en de bijbehorende diensten ("Dienst");
  • uw gebruik van de Ex Ante Word Add-in ("Add-in"), een Microsoft Word-invoegtoepassing die toegang biedt tot het Platform vanuit Microsoft Word.

Wij kunnen persoonsgegevens over u of, als u een bedrijf bent, over uw werknemers/vertegenwoordigers verzamelen, opslaan en anderszins verwerken ("uw persoonsgegevens").

Deze Verklaring beschrijft:

(i) hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, behandelen en opslaan; (ii) welke rechten u kunt uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens; (iii) welke maatregelen wij nemen om uw gegevens te beschermen en beveiligen.

EX ANTE BV respecteert uw privacy en handelt altijd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, zoals (niet-limitatief):

(i) de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 ("AVG"); (ii) de Belgische Privacywet van 30 juli 2018; (iii) de ePrivacy-richtlijn 2002/58/EG van 12 juli 2002, met inbegrip van toekomstige wijzigingen; (iv) (toekomstige) nationale wetgeving ter uitvoering van de AVG ("Privacywetgeving").

2. Ex Ante als verwerkingsverantwoordelijke

Wij zijn EX ANTE BV, een besloten vennootschap gevestigd te Damstraat 144, 1800 Vilvoorde, België ("Ex Ante" of "wij/ons").

Ex Ante ontwikkelt en levert het Ex Ante Legal Research Platform ("Platform"), de bijbehorende dienst ("Dienst"), de Ex Ante Word Add-in en is eigenaar van de Website.

In het kader van de Privacywetgeving treedt Ex Ante op als verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat wij verantwoordelijk zijn voor en controle hebben over uw persoonsgegevens.

3. Verwerkingsactiviteiten door Ex Ante

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer nodig voor specifieke, legitieme doeleinden. Afhankelijk van uw interactie met Ex Ante kunnen wij volgende gegevens verwerken:

  • Websitegebruik: Wij verzamelen gegevens via cookies voor optimalisatie van de website.

  • Gebruik van de Ex Ante Word Add-in: Bij het gebruik van de Add-in verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om toegang te verlenen tot het Platform vanuit Microsoft Word, waaronder authenticatiegegevens (zoals gebruikersnaam of e-mailadres) en gebruiksgegevens (zoals zoekopdrachten en geselecteerde documenten). De Add-in communiceert uitsluitend via beveiligde verbindingen (HTTPS/SSL) met onze servers. Er worden geen gegevens gedeeld met Microsoft buiten wat technisch vereist is voor de werking van de Add-in binnen de Microsoft 365-omgeving.

  • Directe marketing: Met uw toestemming verzamelen wij uw naam, bedrijf (indien van toepassing), functie en e-mailadres voor nieuwsbrieven en updates. U kunt zich op elk moment afmelden via de link onderaan onze e-mails of door contact met ons op te nemen.

  • Potentiële zakelijke relaties: Bij interesse in onze diensten verzamelen wij contactgegevens zoals naam, bedrijf, functie, e-mailadres, telefoonnummer, land, voorkeurstaal en sociale media-accounts, op basis van toestemming of gerechtvaardigd belang. Deze gegevens bewaren wij tot maximaal één jaar na het laatste contact.

  • Bestaande klantenrelaties: Als uw werkgever klant is, ontvangen wij gegevens om toegang tot het Platform en de Add-in te beheren. Uw werkgever is dan de verwerkingsverantwoordelijke, wij de verwerker. Voor support- of algemene vragen treden wij wél op als verwerkingsverantwoordelijke. De bewaartermijn bedraagt één jaar na beëindiging van het contract met de werkgever.

4. Wettelijke grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

  • Toestemming: Voor marketingdoeleinden of op uitdrukkelijk verzoek.

  • Uitvoering van een contract: Voor het leveren van onze diensten aan klanten en gebruikers, inclusief de werking van de Add-in.

  • Gerechtvaardigd belang: Wanneer noodzakelijk voor onze bedrijfsvoering, zoals directe communicatie met (potentiële) klanten of het verbeteren van onze diensten. Ex Ante voert dan steeds een belangenafweging uit tussen haar belang en de fundamentele privacyrechten van de betrokkene.

  • Wettelijke verplichting: Wanneer de verwerking vereist is op grond van een wettelijke verplichting die op ons rust.

5. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens zolang nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere termijn wettelijk vereist is. Wij hanteren de volgende richtlijnen:

  • Gegevens van potentiële klanten: maximaal één jaar na het laatste contact.
  • Gegevens van bestaande klanten en gebruikers van het Platform of de Add-in: één jaar na beëindiging van het contract.
  • Gegevens voor marketingdoeleinden: tot het intrekken van de toestemming of het verzoek tot verwijdering.

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

6. Gegevensdeling met derden

Gegevens worden enkel gedeeld indien nodig voor onze diensten of wettelijke verplichtingen. We delen mogelijk gegevens met volgende instanties:

  • Dienstverleners: Zoals cloudproviders, IT-dienstverleners en marketingbureaus, die contractueel gebonden zijn aan de AVG en uitsluitend handelen op onze instructies.

  • Microsoft: De Add-in maakt gebruik van het Microsoft 365-platform. Hierbij kan technische gebruiksdata worden verwerkt door Microsoft in overeenstemming met het Microsoft-privacybeleid. Ex Ante deelt geen persoonsgegevens actief met Microsoft buiten wat noodzakelijk is voor de technische werking van de Add-in.

  • Overheidsinstanties: Indien wettelijk verplicht.

  • Fusies en overnames: Bij een overdracht van onze onderneming worden gegevens mogelijk mee overgedragen. Betrokkenen worden hierover vooraf geïnformeerd.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.

7. Internationale gegevensdoorgiftes

Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zorgen wij voor gepaste beschermingsmaatregelen, zoals:

  • Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie;
  • Standaardcontractbepalingen (SCCs);
  • Bindende bedrijfsvoorschriften;
  • Certificeringsmechanismen zoals geldend onder het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht.

8. Uw privacyrechten

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Inzagerecht (art. 15 AVG): U kunt opvragen of en welke gegevens wij over u verwerken, en een kopie aanvragen.
  • Rectificatie (art. 16 AVG): U kunt onnauwkeurige of onvolledige gegevens laten verbeteren of aanvullen.
  • Wissing (art. 17 AVG): U kunt vragen om verwijdering van uw gegevens. Sommige diensten kunnen dan mogelijk niet langer worden aangeboden.
  • Bezwaar (art. 21 AVG): U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, in het bijzonder tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct-marketingdoeleinden.
  • Beperking (art. 18 AVG): U kunt vragen om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
  • Overdraagbaarheid (art. 20 AVG): U kunt vragen om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat, of deze te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  • Intrekking van toestemming: Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in sectie 10. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

9. Gegevensbeveiliging

Wij hanteren passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, verlies of misbruik. Deze maatregelen omvatten onder meer:

  • versleutelde communicatie via HTTPS/SSL voor alle gegevensoverdrachten, inclusief via de Add-in;
  • toegangscontrole op basis van het need-to-know-principe;
  • regelmatige evaluatie en bijwerking van onze beveiligingsmaatregelen.

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zullen wij u hiervan in kennis stellen conform de toepasselijke wetgeving.

10. Contactgegevens en uitoefening van rechten

Voor vragen, opmerkingen of het uitoefenen van uw rechten als betrokkene kunt u contact opnemen via:

EX ANTE BV Damstraat 144, 1800 Vilvoorde, België E-mail: info@ex-ante.be Website: www.ex-ante.be

11. Klachten

Als u ontevreden bent over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, nodigen wij u uit eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel E-mail: contact@apd-gba.be Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt ook terecht bij de toezichthoudende autoriteit van de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft of werkt.